Agiles Projektmanagement am Limit

Beyond Project Management – Wenn Veränderungen schneller und komplexer sind als wir unser Methoden und Vorgehensweisen anpassen können.

Projektmanagement basiert auf Methoden und Management Strategien, die wir entwickelt haben, bevor wir sie in einem Projekt anwenden. Wir adaptieren Bekanntes und passen es für und während des Projekts an, um über Steuerungs- und Organisationsaufgaben Projekte zu ihrem Ziel zu führen.

Was, wenn sich das Projekt schneller und komplexer entwickelt als wir unsere Methoden anpassen können – trotz Continuous Improvement, Retrospektiven, Kaizen, etc.? Meine Antwort zur Blogparade Beyond Project Management.

(Klassisches) Projektmanagement ist noch nicht der Weisheit letzter Schluss, um in einer “komplexen, vernetzten Welt” Probleme zu lösen. Oder das Ende der Planbarkeit wie Stefan Hagen es nannte.

Dann brauchen wir Methoden, die sich im Projekt “selbst” erschaffen, sich “selbst” verändern und sich “selbst” anpassen! Das ist eine neue Disziplin! Die “Selbst”-Organisation des Projektmanagements.

Klar, Methoden und Prozesse sind tot. Da bewegt sich nichts, wenn wir diese nicht energetisieren und leben. Mir geht es um eine Möglichkeit, über die sich die Methoden selber anpassen und ändern – dynamisch je nach den Veränderungen im Projekt. Nicht wir ändern eine Methode, sondern die Methode ändert sich durch uns. Wir haben die Intelligenz und Veränderungsbefugniss (Macht) dafür an die Methode bzw. den Änderungsprozess abgegeben.

Holakratie ist das bisher einzige Framework, das ich kenne, das diese Macht an den Veränderungsprozess übergibt. Über das kontinuierliche Prozessieren Veränderungen (Spannungen) findet das Projekt immer wieder “selbst” in das neue Optimum des Projektmanagements.

Eine witzige Vorstellung für mich: man fängt ein Projekt ohne Projektmanagement-Methoden und -Werkzeuge an und ist hautnah dabei, wie diese sich selber am Bedarf erzeugen und der Veränderung formen. Ich bin staunender Zeuge und Servant eines Projektmanagements, das aus seiner eigenen Intelligenz, von den projektzielen Zielen gezogen, das Projektergebnis erreicht – auf dem Weg, der real und gangbar ist…und eben unbekannt am Anfang.

Planung ist in komplexen Umgebungen nicht mehr möglich – und hier nicht mehr nötig. Der Management-Hebel ist jetzt, die Intelligenz des Prozesses und der Mitarbeiter zu stärken, die den Prozess leben. Der Prozess führt über Selbst-Organisation und selbst-verändernde Methoden und Vorgehensweisen zum Projektziel.

“Ja, mach nur einen Plan / sei nur ein großes Licht / und mach dann noch ‘nen zweiten Plan / geh’n tun sie beide nicht.” Bertolt Brecht

Funktionierende Projektpläne und -methoden die in dem Moment entstehen und wirken in dem sie gebraucht werden? Zukunftsmusik? Sicher.

Ich mache mich mal auf den Weg in diese Zukunft… die ersten Workshops zu Holakratie hab ich genossen. Die ersten Praxistest (i.e. Tactical Meetings) in Projekten haben mich begeistert…

Zwischenzeitlich freue ich mich, dass agiles Projektmanagement mit bewährten Methoden und Vorgehensweise gut funktioniert. Ich iteriere die Methodik und und gestalte sie noch leichtgewichtiger. Bis in der Zukunft irgendwann der Moment des Paradigmenwechsels kommt….zum “selbst”-organisierenden Projektmanagement.

9 Comments

  1. Es ist ein agiles Missverständnis zu glauben agiles PM käme ohne Planung aus. Agiles PM ist voller Planung: In jedem Sprint, in jeder Iteration! Wenn ich mir Velocity-Betrachtungen, Schätzungen oder Story Points anschaue, dann ahbe ich manchmal sogar das Gefühl, dass in mancher agilen Methodik weitaus mehr geplant wird, als in anderen Ansätzen.

    Aber bitte nicht Missverstehen: Die Zeit großartiger Projektpläne, die zu Beginn erstellt und dann umgesetzt werden, ist selbstverständlich vorbei.

    Gruß
    Bernhard

    • Tobias Leonhardt

      Ja, „Planung ist das halbe Leben…“

      …und ganz wichtiger Erfolgsfaktor für das gelingen von Projekten. Ich bin ein großer Freund der Planung.

      Wie Du sagtest Bernhard, die Zeit der großen Pläne ist vorbei. Im Agilen wird oft die Planung weggelasen weil „man ist ja Agil“…und wundert sich dann warum es nicht funktioniert.

      Ich frage mich was heißt „Planung“ heute, nach klassich und agil?

  2. Wir führen gerade agile Methodiken in unserer Software-Entwicklung ein. Und ja, da gibt es auch viel Planung, aber eben nur für das, was gerade zu entwickeln ansteht und nicht schon das, was in ein paar Monaten dran kommen könnte. Je näher die Zeit der Umsetzung für eine Funktion heranrückt, desto mehr kommen die Strukturen zu Tage, immer mit Blick auf das, was gerade fertig geworden ist, mit den Erfahrungen die gemacht wurden.
    Durch die Retrospektive nach jedem Sprint erfolgen notwendige Anpassung an die Methoden.
    Die Teams haben festgestellt, dass das gegenseitige Helfen deutlich das Lernen beschleunigt. Das Wissen der Vielen führt zu besseren und pragmatischen Lösungen.
    Es fühlt sich gut an 🙂

    • Tobias Leonhardt

      Das hört sich gut an Martin 🙂

      Ja, dass nennt man oft die agile Planung. Im klassischen Projektmanagement gibt’s die auch – auch schon etwas länger – bekannt als iterative bzw. Rolling-Wave-Planung. (siehe PMBOK)

      Toll finde ich auch, dass ihr auch die Methoden der Zusammenarbeit über die Retrospektiven anpasst. Aus meiner Sicht ein Schlüsselelement für Agil. (Wird aber auch gerne aus „Effizenzgründen“ gestrichen.)

      Wie sieht das im Projektmanagement aus? Machen wir da auch regelmäßige Management Retrospektiven um unsere Methoden anzupassen?

  3. Ein (Bau-)Projekt lebt davon, dass alle Projektbeteiligte ein gemeinsames Ziel verfolgen und eigene Interessen diesem unterordnen. Mit der freiwillig erklärten Bereitschaft (Auftrag, Vertrag) am Projekt mitzuwirken stimmen sie diesem Grundprinzip zu. Mit welchen Werkzeugen aus dem Topf „Projektmanagement“ sie sich dann organisieren und konsequent arbeiten ist zweitrangig.

    • Tobias Leonhardt

      Absolut Peter! Das Gemeinsame und das gemeinsame Ziel (Zweck) sind wichtig. Werkzeuge sind Mittel zum Zweck und so würde ich es konsequenter weise gleich dem Team überlassen, welche sie verwenden… Ich glaube damit können wir uns zukünftig die ganze Diskussion Agil vs. Klassische (Werkzeuge) sparen… Wichtig wird dann nur ein gutes System für die Teams die geeigneten Tools auszuwählen und „richtig“ anzuwenden.

      • Was ist ein „gutes System“, was sind geeignete Werkzeuge? Beide werden sich im Laufe eines Projektes entwickeln oder werden gar ausgetauscht. Die Projektbeteiligten können erst im Projekt selbst erkennen, welche Schwachstellen System und Werkzeug für die spezielle Projektaufgabe haben.

        Da die Werkzeuge „zweitrangig“ sind, kann die Systemdebatte in den Hintergrund treten.

        These: Es ist noch kein Projekt an dem eingesetzten Projektmanagementsystem gescheitert. Projekte scheitern am fehlenden (eindeutigen) Ziel und an fehlenden Entscheidungen.

        • Tobias Leonhardt

          Ja, Peter. Ich glaub das ist genau die Frage: Was ist ein gutes System? Was ist ein guter Ansatz sein (Management-) Sytstem während des Projekts immer wieder anzupassen? Ich bin gerade ganz angetan vom Ansatz der „Governance Meetings“ von Holacracy. Fortlaufend werden über diese Meetings die Management-Prozesse und -Werkzeuge angepasst und zwar dort wo die Projektbeteiligten „Schwachstellen im System und Werkzeugen“ sehen. Holacracy nennt das „Tensions“ (Spannungen). Tensions werden über die „Integrale Entscheidungsfindung“ „prozessiert“. Ein für mich faszinierende Instrument, weil es gelingt die Sichtweisen aller Projektbeteiligten einzubeziehen (ohne in einem verwässerten Konzens zu landen!). Auch stellt das Verfahren sicher, dass es zu einer Entscheidung kommt und das alle mit dieser (fachlich) einverstanden sind.

          Was eindeutige Ziele angeht: der „Purpose“ (Zweck) ist das Kernelement von Holacracy. Die gesamte (Projekt-) Organisation wird an diesem Zweck ausgerichtet und jede Organisationseinheit und jede Rolle hat einen Zweck, der mit dem Zweck der Gesamtorganisation abgestimmt ist. Das macht Entscheidungen und Ausrichtungen wesentlich leichter.

          Ich habe nächste Woche Urlaub und will mir mal die Zeit nehmen, dass was ich in Holacracy für Projekte sehe hier zu beschreiben. Bis dahin kann ich Dir diese Linkliste zu Holacracy empfehlen: http://www.bewusstes-unternehmen.com/de/philosophie/bibliothek/

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